Privatlivspolitik

Tomin ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler til vores egne formål, som beskrevet i denne politik.

Vi er ikke forpligtede til at have en databeskyttelsesrådgiver (DPO) og har ikke udpeget en sådan. Du er altid velkommen til at kontakte os på kontakt@tomin.dk med spørgsmål om databeskyttelse.

Tomin er en regnskabsplatform, hvor du og din virksomhed selv indtaster og behandler oplysninger — herunder oplysninger om jeres kunder, leverandører og medarbejdere. Vores rolle afhænger af sammenhængen:

• Når vi behandler oplysninger om dig som bruger og kunde hos Tomin (fx din konto, fakturering og support), er Tomin dataansvarlig, og denne privatlivspolitik gælder.
• Når du som kunde bruger platformen til at behandle personoplysninger om dine egne kunder og kontakter, er du dataansvarlig, og Tomin er databehandler. Den behandling er reguleret af vores databehandleraftale.

Afhængigt af hvordan du bruger Tomin, kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger:

• Kontakt- og kontooplysninger: navn, e-mail, telefonnummer, adgangskode (krypteret) og stilling.
• Virksomhedsoplysninger: virksomhedsnavn, CVR-nummer, adresse og øvrige stamdata.
• Regnskabs- og transaktionsoplysninger: fakturaer, bilag, kontoposteringer, momsoplysninger samt banktransaktioner, hvis du forbinder din bank.
• Dokumenter og bilag: filer du uploader, herunder oplysninger der udtrækkes automatisk via tekstgenkendelse (OCR).
• Tekniske oplysninger: IP-adresse, enheds- og browseroplysninger, log- og fejloplysninger samt brugsdata.
• Kommunikation: din korrespondance med os, herunder henvendelser via support og kontaktformular.

Vi indsamler personoplysninger:

• Direkte fra dig, når du opretter en konto, indtaster data eller kontakter os.
• Automatisk, når du bruger platformen (tekniske oplysninger og brugsdata).
• Fra integrationer, du selv aktiverer, fx din bank via vores open banking-partner (Aiia) eller import fra e-conomic. Disse oplysninger modtager vi kun, når du selv godkender forbindelsen.

Vi behandler personoplysninger til følgende formål og med følgende retsgrundlag:

• Levering af tjenesten og administration af din konto — opfyldelse af aftale (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
• Support og kommunikation — opfyldelse af aftale og legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra b og f).
• Fakturering og betaling — opfyldelse af aftale og retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra b og c).
• Overholdelse af lovkrav, herunder bogføringsloven — retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c).
• Drift, sikkerhed, fejlfinding og forbedring af platformen — legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f).
• Relevant information og markedsføring — samtykke eller legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra a og f). Du kan altid framelde dig.

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Vi deler oplysninger med betroede leverandører (databehandlere), der behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks — fx til hosting, e-mailudsendelse, betalingshåndtering, fejlovervågning og AI-funktioner. Vi indgår databehandleraftaler med alle sådanne leverandører.

En opdateret oversigt over de underdatabehandlere, vi anvender, fremgår af Bilag B i vores databehandleraftale.

Vi kan desuden videregive oplysninger, hvis det kræves ved lov, eller hvis det er nødvendigt for at fastlægge eller forsvare et retskrav.

Nogle af vores leverandører er etableret uden for EU/EØS (bl.a. i USA), herunder OpenAI, Stripe og Sentry. Når vi overfører personoplysninger til tredjelande, sikrer vi et gyldigt overførselsgrundlag — typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og/eller EU-US Data Privacy Framework. Du kan kontakte os for at få oplyst det konkrete grundlag.

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til, eller så længe vi er forpligtet til det ved lov. Regnskabsmateriale opbevares i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven. Konto- og stamdata slettes eller anonymiseres inden for rimelig tid efter, at dit kundeforhold er ophørt, medmindre andet følger af lovgivningen.

Vi beskytter dine oplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder kryptering af data under overførsel, adgangsstyring, logning, løbende overvågning og hosting hos anerkendte leverandører i EU. Se Bilag C i databehandleraftalen for en nærmere beskrivelse.

Vores hjemmeside anvender kun de cookies, der er nødvendige for, at siden fungerer, og vi bruger ingen sporings- eller markedsføringscookies. Selve regnskabsplatformen (app.tomin.dk) anvender lokal lagring i din browser til at holde dig logget ind og sætter ikke sporingscookies. Du kan læse mere i vores cookiepolitik.

Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder:

• Ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse af urigtige oplysninger.
• Ret til sletning (»retten til at blive glemt«).
• Ret til begrænsning af behandlingen.
• Ret til dataportabilitet.
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.
• Ret til at tilbagekalde et samtykke.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på kontakt@tomin.dk. Behandler vi oplysninger om dig som databehandler på vegne af en af vores kunder, skal du rette henvendelse til den pågældende kunde (den dataansvarlige).

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik løbende. Den til enhver tid gældende version findes på denne side med angivelse af datoen for seneste opdatering. Væsentlige ændringer vil vi orientere om på passende vis.

Har du spørgsmål til denne politik eller til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på kontakt@tomin.dk.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby — www.datatilsynet.dk.